Бухгалтерия — как не совершить ошибок
Малый и средний бизнес — основа экономики страны и залог успешного развития «среднего класса», за состоятельность которого страны с рыночной экономикой сражаются из года в год. Вместе с тем то, как вести этот самый бизнес многие предприниматели лишь догадываются. Поэтому и несут немалые потери там, где их можно было избежать. Потери — это деньги. А деньги — это бухгалтерия. Но бухгалтер это не только человек, роль которого сложно переоценить, но и тот, кто может лишить спокойного сна.
В одном алматинском ВУЗе уважаемый преподаватель кафедры «Бухгалтерского учета и аудита» часто любил повторять, что если вы собираетесь быть директором собственной компании, то главным бухгалтером должен быть ваш муж, или жена. Правда, добавлял при этом – «конечно, если вы не собираетесь с ним/с ней разводиться». Управление деньгами настолько важная задача, что поручить ее возможно только проверенным людям. Но часто оказывается, что привлекая к делу «родных и близких», предприниматель рискует даже больше, чем если бы бухгалтерию вела вчерашняя выпускница университета, к которой и доверия никакого нет. На естественный вопрос – почему, есть распространенный ответ, даже штамп – человеческий фактор. И в иных ситуациях этот фактор может принять совсем неожиданный оборот.
Совет да любовь, да за решетку
Ерлан и Ания были женаты 6 лет, многие считали их образцовой парой. В один, как ему казалось прекрасный день, Ерлан решил раз и навсегда не работать больше «на дядю», а открыть, наконец, собственное дело. По счастью жена имела финансовое образование и готова была стать супругу главной опорой в его начинании. Казалось бы, схема прозрачна – он владелец, она главный бухгалтер, никакой утечки капитала на сторону, все остается внутри семьи. Компанию зарегистрировали быстро, обороты с самого начала пошли немалые – бурение скважин с артезианской водой выгодное предприятие. Быстрые деньги, открывшиеся возможности – и вот жена автоматически ушла на второй план, появились новые приоритеты. Последовавшее предложение о разводе стало не просто семейной драмой, а настоящим крахом. Взрастив в союзнике врага, владелец успешного бизнеса слишком поздно понял, что было его главной стратегической ошибкой. Оскорбленная жена, будучи в курсе всех дел, поспешила рассказать финансовой полиции много интересного. В частности, о некорректной отчетности, о сокрытии доходов, о не целевом использовании средств по договору с госкомпаниями и многое другое. Многочисленные проверки и возбуждение уголовного дела не заставили себя долго ждать. Конечно, саму заявительницу тоже могли привлечь, как соучастницу, но она была максимально защищена – ее подписи не было ни под одним документом, равно как и фамилии в штатном расписании. Для органов она осталась просто жертвой, которая исполнила свой гражданский долг. Итог неутешительный: муж получил 3 года общего режима, а жена спокойно управляет компанией после ее перерегистрации на свое имя. Будь на месте бухгалтера обычный наемный сотрудник, не обремененный личной привязанностью, а от того и ревностным отношением к работодателю, все было бы на своих местах и по сей день. Выходит, миф разбит – жена в качестве главного бухгалтера поможет не только сохранить деньги, но и при случае выстелет благими намерениями дорогу в ад. Мы ни в коем случае не подрываем семейные ценности. Просто личное лучше не смешивать с профессиональным – истина многократно доказанная. Родных людей мало кто перепроверяет. Ведь любые проверки – это своеобразный акт недоверия. Не прибегая к помощи третьей стороны, предприниматели вынуждены сами оплачивать ошибки, которые совершили близкие им люди. Но бывает, что и наемный бухгалтер, нейтральное лицо, официально оформленное в компании и имеющее на руках трудовой договор, проворачивает схемы, достойные пера Артура Конан Дойля.
Глаз да глаз
Например, следующая, также абсолютно реальная история. В одну средней руки торговую компанию из Алматы на должность бухгалтера приняли девушку с хорошим образованием и достойным резюме. 3 года она была образцовым работником, без единой претензии со стороны начальства, а потом внезапно уволилась. Вскоре выяснилось, что в течение этих лет она перевела на счет неизвестной оффшорной компании 65 млн. тенге, при этом перед налоговым комитетом отчитываясь о нулевом доходе. У компании же на самом деле был большой оборот по дистрибьюторским операциям с российской стороной. Бухгалтер с чистой совестью выписывала «липовые» платежные квитанции, зная, что партнерская организация их никогда не проверяет. После случившегося, компания потратила немало времени, чтобы привести все документы в надлежащий вид. Потребовалось выплатить немалые налоги и штрафы за отчетный период. Аферистку, конечно, незамедлительно объявили в розыск, но 65 млн. так и остались чистым убытком. Потому, что вернуть их из оффшорной компании задача практически невозможная. Но даже, если бы мошенница была поймана на рабочем месте с поличным, она бы за всю оставшуюся жизнь не отработала долга. Ведь по решению суда за производственные ошибки компания может взыскать с ответственного работника не более 50% от его заработной платы, естественно, официально отраженной. В этой истории нет невиновных – если бухгалтер проворачивала такие схемы несколько лет к ряду, значит, много вопросов возникает к руководству. Но подобных ситуаций, к сожалению, сколько угодно. Получается, что независимый бухгалтер – это тоже риски, а трудовой договор защищает интересы работника, но не работодателя. Другое дело, если отношения между сторонами будет оформлено в форме договора на оказание услуг, где обе стороны юридические лица. В этом случае исполнитель несет ответственность за каждый свой шаг, понимая, что за ошибки с него спросят в полном объеме. И только тогда компания-заказчик может быть спокойна за свою бухгалтерию. Услуга эта называется – бухгалтерский аутсорсинг.
95% предпринимателей хотят…
Понятие аутсорсинга зародилось, когда мудрые предприниматели в очередной раз переосмыслили древнейшую модель распределения обязанностей между членами общества. Издревле каждый по способностям получал в нем свою роль. Кто-то становился лекарем, кто-то кузнецом, а кто-то начинал вести конторские дела. При этом эффективность каждой профессии со временем стала возрастать, потому что, занимаясь своим делом, нет повода отвлекаться на лишнее, это можно с легкостью перепоручить другим. Тем более, они сделают это лучше: лекарь не способен сам изготовить подкову, также как кузнец не знает и части секретов врачевания. Принцип аутсорсинга строится именно на этом: зачем компании заниматься всем самостоятельно, если многие бизнес-процессы на основе договора можно перепоручить другой компании, специализирующейся в своей области. Статистика показывает, что до 95% предпринимателей хотят сложить с себя ответственность за возможные штрафы вследствие некорректного ведения бухгалтерии. Даже без учета негативного опыта других, здесь есть о чем задуматься. Немногие знают, что прибегнув к услугам бухгалтерского аутсорсинга, можно не только подстраховать себя, но и увеличить эффективность, сократив расходы. Но если уборка офисов по договору с клиниговыми компаниями никого уже не удивляет, то к бухгалтерскому аутсорсингу многие все еще относятся настороженно. И совершенно напрасно, ведь в соответствии с п.3 ст.8 действующего Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» сказано, что руководство компании в зависимости от объема учетной работы может передать на договорной основе ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности бухгалтерской или аудиторской организации. И лучше всего эффективность данного решения проиллюстрируют беспристрастные цифры.
Ударный аргумент
По данным Агентства статистики РК оклад бухгалтера -профессионала сегодня варьируется от 150000 до 500000 тенге в месяц. Ответственный и хорошо мотивированный работник в данной сфере редко меняет место службы, но, тем не менее, текучесть кадров высокая. А чем выше этот показатель, тем больше накопленных ошибок. Кроме того, бухгалтер должен постоянно повышать свою квалификацию, особенно если компания регулярно увеличивает оборот и расширяет деятельность. Но любой вклад в обучение наемного сотрудника – это риск: практика показывает, что повысивший квалификацию работник незамедлительно начинает рассматривать вакансии с большим окладом, и велика вероятность того, что вы его потеряете, не имея возможности заинтересовать. Если же специалист остался на своем месте, он, как и любой другой сотрудник имеет право на оплачиваемый отпуск продолжительностью 24 календарных дня. При условии, что бухгалтер в компании один (а чаще всего так и бывает), в период его отсутствия бухгалтерские функции не выполняются. При этом зарплату он получает по закону. Также и в случае с больничными. Предприниматель только по названным пунктам не досчитается дохода, а это далеко не весь список. Для удобства восприятия информации, приведем сравнение в таблице.
Статья расходов
Штатный бухгалтер
Бухгалтерское обслуживание
компанией AB Consult
Покупка компьютера с программами
150 000 тенге
Не требуется
Покупка принтера
30 000 тенге
Не требуется
Покупка программного обеспечения (1С)
56 000 тенге
Не требуется
Оборудование рабочего места (мебель)
80 000 тенге
Не требуется
Заработная плата главного бухгалтера
от 150 000 тенге
50 000 тенге
Канцтовары
3 000 тенге
Не требуется
Коммунальные услуги
1 000 тенге
Не требуется
Итого ежемесячные затраты
от 154 000 тенге
50 000 тенге
Итого разовые затраты
от 316 000 тенге
Не требуется
Итого затраты в год
от 2 164 000 тенге
600 000 тенге
Выкладывать в год по 2 млн. и нести полную ответственность за ошибки своего бухгалтера, или за в три раза меньшую сумму спокойно вести свой бизнес, не думая ни о чем, кроме собственного дела – наверное, мало найдется желающих выбрать первое. Но почему бухгалтерский аутсорсинг только начинает внедряться в бизнес-систему Казахстана, и почему предприниматели столь осторожны в данном вопросе? Дело в менталитете. Одни думают, что это дорого, другие панически боятся вмешательства другой компании в их дела – о доходах у нас говорить не принято. Ведь наш человек заранее уверен, что везде сплошные шпионы и заговор: завтра обо всех подробностях его компании узнают конкуренты и бандитские структуры, а послезавтра… Пора менять сложившиеся стереотипы. Это делает компанияAB Consult, которая продвигает на рынке Казахстана услуги бухгалтерского аутсорсинга. Первое, что должен знать будущий клиент – компания гарантирует соблюдение коммерческой тайны организации, а свою профессиональную деятельность страхует в независимой страховой компании. Именно поэтому AB Consult имеет возможность переложить риски за возможные ошибки на себя, не вовлекая в это клиента. Ведь лучше заниматься непосредственно любимым делом, чем с ужасом думать о предстоящем квартальном отчете, и бухгалтере, действия которого порой очень непредсказуемы. А если на досуге руководитель компании захочет проверить бухгалтерию, он в любое время сможет это сделать. На официальном сайте компании www.abconsult.kz у каждого клиента есть личный кабинет, в котором формируются отчеты о проделанной работе.
Если вы начинающий предприниматель, не совершайте ошибок, которые до вас совершили другие – приведенные истории едва ли могут не шокировать. Если успешный руководитель компании – подумайте о том, как увеличить доход и правильнее распределить высвободившиеся ресурсы. Потому, что эффективность бизнеса – задача номер один. Человек, составляющий стабильный средний класс должен быть уверен в каждом своем шаге. И чем больше уверенности, тем выше его личностный рост. А чем выше этот показатель, тем выше статус, к которому он стремится.
